名片上唯一能單獨決定「這個人簽的約算不算數」的，是「代表」兩個字。其餘都是內部稱謂。
一家台灣設備商與日本中堅製造商談三年供貨。日方出席者名片印著「執行役員 生産本部長」，台方認定對方是高層，當場口頭議定條件，回台後向董事會報告「日方役員已同意」。三個月後合約沒動，日方窗口說還在稟議。台方去調登記簿才發現：那位執行役員不在登記事項裡，這家公司的代表取締役是另一個人。
問題不在對方騙人，在「役員」這兩個字在兩國指的不是同一件事。本文制度以 2026 年 8 月 18 日時點為準。
三層結構：查得到的、有推定效果的、純內部的
| 層 | 代表性頭銜 | 登記簿查得到 | 法律效果 |
|---|---|---|---|
| 登記層 | 代表取締役、取締役、監查役、 會計參與、執行役 | 是 | 代表取締役有代表權； 執行役依會社法 402 條選任、負善管注意義務 |
| 表見層 | 掛在取締役身上的社長、副社長、 會長、專務、常務 | 頭銜本身不登記， 但取締役身分登記得到 | 會社法 354 條： 即使無代表權，公司對善意第三人負責 |
| 內部層 | 執行役員、本部長、部長、 次長、課長、擔當部長 | 否 | 無。純屬社內規程上的職位 |
→ 會社法上的「役員」只有三種：取締役、會計參與、監查役。執行役員不在裡面。 它是公司任意設置的職位，多數採雇用契約（少數為委任型），法律上通常是從業員；因為不是會社法的役員，選任不需要辦變更登記，所以登記簿查不到他。
→ 「執行役」（沒有員字）是完全不同的東西。那是指名委員會等設置公司依會社法 402 條必須設置的機關，姓名記載於登記事項證明書，對公司負善管注意義務與忠實義務，怠於任務時可能成為股東代表訴訟的對象。一字之差，法律地位天差地遠，而中文報導經常把兩者混為一談。
→ 執行役員制度是 1997 年由 Sony 首開先例。當時 Sony 有 38 名取締役，改革後只留 7 名社內取締役，其餘轉為執行役員，目的是把肥大化的取締役會瘦身、把「監督」與「執行」分開。所以這個頭銜的出身，本來就是「從董事會被移出去的人」——它代表的是執行責任，不是決策機關的席次。
表見層為什麼重要：會社法 354 條
會社法 354 條規定，公司若對代表取締役以外的取締役冠上「社長、副社長或其他足以被認為有代表公司權限的名稱」，該取締役所為的行為，公司要對善意第三人負責。通說與實務認為，「會長」「專務取締役」「常務取締役」也落在這個範圍內。
→ 白話講：對方名片印「專務取締役」，你合理相信他有權簽約，即使他實際上沒有代表權，公司事後也不能主張該行為無效來對抗你——前提是你不知情（善意）。
→ 但這一條的主體限定在「取締役」。 對純粹的執行役員（不兼任取締役者），354 條不直接適用；要主張責任只能繞道表見支配人或民法上的表見代理，構成要件與舉證負擔完全不同。
→ 所以在會議室裡真正該確認的不是「他是不是高層」，是「他是不是取締役」。這個問題有一個 331 日圓的答案。
登記簿怎麼查，以及要看哪三件事
法務省的登記情報提供服務可線上取得商業登記資訊的 PDF，商業・法人登記情報一件 331 日圓（另有法人登錄費用 740 日圓）。內容與履歷事項全部證明書相同，但沒有法務局的認證印，不能當作正式證明文件使用——用來確認對口有沒有代表權，這個等級完全夠。
要看三件事：
- 代表取締役是誰、有幾位。 可以有複數，各自單獨有代表權。
- 你的對口在不在取締役名單裡。 不在，他就落在內部層。
- 商號、本店所在地、資本金。 資本金直接決定交際費的損金三段，也是下請法與取適法適用判定的關鍵欄位。
→ 有正式用途時（銀行融資、法院、許認可申請）要另外申請帶認證印的履歷事項全部證明書，登記情報提供服務的 PDF 不能替代。
→ 一個容易漏的細節：登記簿記載的是「現在有效」與「過去變更」的履歷。若對方公司近期換過代表取締役，履歷事項全部證明書看得到變更時點，那本身就是有用的商業情報。
台灣頭銜為什麼在日方眼中讀不出層級
| 台灣頭銜 | 台灣法上的定位 | 日方最可能的解讀 | 落差 |
|---|---|---|---|
| 董事長 | 公司法 208 條，對外代表公司 | 代表取締役社長 | 幾乎對得上 |
| 董事 | 公司法 8 條的公司負責人 | 取締役 | 對得上 |
| 總經理／執行長／CEO | 公司法上為經理人，執行職務範圍內亦為負責人 | 社長？執行役員？無法判定 | 最大 |
| 副總經理 | 無法定地位 | 副社長？本部長？無法判定 | 大 |
| 協理、襄理、副理 | 無法定地位 | 無對應概念 | 讀不出來 |
→ 台灣的層級語言建立在「總」字系（總經理、副總、協理），日本建立在「有沒有登記」加上「取締役／部長」的雙軸。兩套系統沒有共同刻度，所以不是翻譯問題，是分類法不同。
→ 實務後果不是失禮，是對口層級錯配。日方會依你名片上可讀出的層級指派對等人選；名片印「協理」，對方讀不出來，保守起見派課長出席。你回台報告「已與日方主管談定」，但那位課長的職務權限規程裡根本沒有這個金額的決裁權，於是案子在你看不見的地方停住。
→ 可操作的修正有兩個。第一，名片日文面直接印你在登記上的職位：你是董事就印「取締役」，只是經理人就印具體的部門長職稱或「執行役員」，不要自創譯法。第二，若你在台灣公司有代表權（董事長），日文面印「代表取締役」——這是日方唯一會據以調整出席層級的字。
→ 反方向也要提防：日方名片印「部長」不代表位階低。日本大企業的事業部長在職務權限規程上可能握有數億日圓的決裁權，而中小企業的「常務取締役」可能什麼都要問社長。頭銜給你的是法律地位，不是決裁金額。
決裁金額：唯一誠實的答案是「去問」
日本公司的決裁權限來自各社自訂的「職務權限規程」。沒有法定基準、沒有公開統計、沒有業界標準。 任何宣稱「日本部長的決裁權大約是多少萬日圓」的說法都是編出來的，包括中文商業書裡那些看起來很具體的表格。
能做的是在第二次會議前把三個問句問完：
- この案件の決裁は、どの職位まで上がりますか（這案子要上到哪一層）
- 稟議は何部署を回りますか（要跑幾個部門）
- 決裁までの標準的な日数はどのくらいですか（到決裁的標準天數）
→ 這三題日方通常會回答，因為它們是流程問題不是機密，而且問了會被視為理解日本決策結構的訊號。答不出來的窗口，本身就是訊號——他可能不在這個案子的決裁動線上。
→ 為什麼一定要問到「天數」：稟議是循環決裁不是單點簽核，文件會依序跑過各部門，任何一站退回就重來。漏問這件事，你的交割時程會直接落空，而且落空的原因在你的甘特圖上完全看不到。
一分鐘收個尾：
| 你可能以為 | 實際上 |
|---|---|
| 執行役員是役員 | 會社法上的役員只有取締役、會計參與、監查役三種 |
| 名片上的頭銜代表法律地位 | 只有「代表」與「取締役」有，其餘是內部稱謂 |
| 執行役與執行役員差不多 | 執行役登記且負善管注意義務，執行役員兩者皆無 |
| 部長位階低所以談不了事 | 大企業事業部長的決裁權可能高於中小企業的常務 |
| 查對方權限很麻煩 | 登記情報提供服務一件 331 日圓、線上即取 |
行動：下次會議前花 331 日圓調對方公司的登記情報，確認代表取締役是誰、你的對口在不在取締役名單裡，並在第二次會議把上面三個問句問完。
先問你：如果對方派來的是有決裁權的部長，而不是沒有決裁權的執行役員，你的提案內容會不會不一樣？
讀者來信：三個你大概最想問的問題
對方是執行役員，那他簽的約會不會無效？
作者： 不一定無效，但風險的來源和你想的不同。契約是否拘束公司，看的是他有沒有代理權，不是看頭銜好不好聽。實務上公司通常會用委任状、社印、或在契約書上以代表取締役名義記名來處理，所以真正該確認的是簽署欄位寫誰、蓋什麼印，而不是誰坐在對面談。麻煩的是萬一出事，執行役員因為不是取締役，會社法 354 條那層保護不直接適用，你只能主張表見代理，舉證會辛苦很多。打個比方：這像跟房仲談租約談得很順，但簽名欄還是得是房東本人或有委託書的人，否則談再久都不算數。
我的名片日文面到底該怎麼印？
作者： 原則是印你登記上的身分，不要印你在台灣的內部職稱直譯。你如果是董事長，印「代表取締役」，這是日方唯一會據以調整出席層級的字；你如果是董事，印「取締役」；你如果只是經理人，印具體的部門長職稱或「執行役員」都可以，但別把「協理」直接寫成漢字，日方讀不出那是第幾層。另外提醒一件小事：日文面的公司名要用日方查得到的正式寫法，方便對方調你的登記或信用資訊，那對建立信任的幫助遠大於名片的紙質。打個比方：這像填國際表單時寫護照上的名字，不是寫你平常用的小名。
登記簿上有兩個代表取締役，我該找哪一個簽？
作者： 現行會社法下，代表取締役有複數時原則上各自單獨代表公司，所以理論上找誰簽都成立，舊商法時代的「共同代表」制度已經廢止、現在也不能登記。公司內部當然可以規定某類契約要某位代表簽，但那是內部限制，依會社法 349 條第 5 項不能對抗善意第三人。話雖如此，實務上還是建議照對方指定的人簽，因為你要的是案子推得動，不是事後贏一場訴訟。打個比方：這像一戶有兩個屋主都能單獨出租，法律上跟誰簽都算數，但硬要跟不管事的那個簽，後續每件事都會卡。